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Connaître des phases de gestion du projet.
Ensuite je passes au développement et la conception, puis passe à la phase d'exécution. Le cycle de vie d'un projet comprend cinq phases de gestion de projet : le lancement, la planification, l'exécution, le suivi et la clôture. Ces phases vous servent de feuille de route pour vous permettre, à vous et à votre équipe, de partir à la conquête de projets complexes. Mon dossier d'exécution, comprend tous les documents, descriptifs, graphiques et normatifs, me permettant la réalisation de ce projet. En utilisant le cycle de vie d'un projet à votre avantage, vous n'aurez pas besoin d'investir dans des projets qui n'atteignent pas leurs objectifs initiaux. La gestion de projet, est l'ensemble des activités visant à organiser le bon déroulement d’un projet et à en atteindre les objectifs en temps et en heures selon les objectifs visés. Elle consiste à appliquer les méthodes, techniques, et outils de gestion spécifiques aux différentes étapes du projet, de l'évaluation de l'opportunité jusqu'à l'achèvement du projet. Cette activité porte également le nom de conduite de projet, pilotage de projet, ingénierie de projet, ou encore management de projet.
Le cycle de vie d'un projet.
Le terme « cycle de vie » semble tout droit sorti de votre cours de biologie de lycée, mais le concept est en fait assez simple. Le cycle de vie d'un projet correspond à l'ensemble des étapes par lesquelles passe un projet, du début à la fin. Vous passez successivement d'une phase à l'autre pour faire évoluer un projet d'une idée à un produit fini. Au lieu de s'attaquer à un projet au hasard et de se contenter d'en récolter les fruits les plus accessibles, la compréhension du cycle de vie de la gestion d'un projet permet aux équipes de : mener des projets du début à la fin de manière organisée et stratégique. suivre l'avancement et l'état du projet. mener à bien les projets plus rapidement, grâce à une planification plus précise et à une diminution des imprévus. Si vous combinez tous ces avantages, vous obtenez le plus important d'entre eux : les équipes peuvent mener à bien un plus grand nombre de projets plus rapidement.
Les enjeux de la gestion de projet.
Le modèle de création de valeur consiste avant le projet à identifier et à sélectionner une opportunité. Le projet crée alors un produit qui répond à des objectifs. Une fois le projet fini, ce produit engendre par ses effets un résultat. Ce résultat permet alors sur le long terme de récolter des bénéfices. Les produits du projet peuvent être :
- des ouvrages (par exemple : un tronçon d'autoroute, un pont) ;
- des produits tangibles ayant un caractère unique (par exemple : un avion fabriqué à la commande) ;
- des produits intangibles (par exemple : un logiciel, une campagne publicitaire, la conception d'un nouveau modèle de voiture) ;
- des services (par exemple : un déménagement, un événement promotionnel) ;
- un changement (par exemple : une opération de rationalisation interne complexe, à mise en phase du fonctionnement de deux entreprises après leur fusion, voire de deux États comme après la réunification allemande).
Les objectifs peuvent être caractérisés selon une combinaison de cinq aspects :
- Fonctionnel : réponse à un besoin
- Technique : respect des spécifications et des contraintes de mise en œuvre
- Organisationnel : respect d'un mode de fonctionnement (rôles, fonctions, culture, résistance au changement) de la structure cible
- Délais : respect des échéances (Planification, parfois appelé planning)
- Coûts : respect du budget
Une bonne pratique consiste à utiliser des objectifs « SMARTE » (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel, Éthique).
Les 05 étapes du cycle de vie de gestion de projet.
Cinq étapes peuvent paraître trop contraignantes (surtout si vous êtes habitué à ne penser aux projets qu'en termes de « début » et de « fin »). Chaque phase répond à un objectif bien précis qui permettra d'obtenir les meilleurs résultats possible pour votre projet. Tout comme l'alphabet, ces phases sont séquentielles. Pour profiter des avantages du cycle de vie de la gestion de projet, vous devez respecter l'ordre de ces phases.
Phase 1 : Lancement du projet.
Sofia et son équipe sont impatientes de relancer le processus d'intégration de leurs employés. Vous pensez que la première étape consiste à établir un plan et un calendrier ? Pas si vite ! La première étape du cycle de vie d'un projet n'est pas sa planification, mais son lancement. À ce stade, le projet n'est pas réellement approuvé et n'a pas encore démarré. L'équipe de Sofia reste ouverte et définit le projet de manière globale, afin de déterminer si le projet vaut même la peine d'être poursuivi en premier lieu. Pour y parvenir, ils vont devoir déterminer :
- le business case du projet
- l'avantage de sa réalisation (c'est-à-dire l'objectif métier plus large qu'il permet d'atteindre)
- les principaux livrables
- les caractéristiques de la réussite
Après avoir réfléchi à tous ces éléments, Sofia et les membres de son équipe ont déterminé les points suivants :
- Business case : l'entreprise de Sofia est confrontée à un problème de rotation du personnel. La majorité des salariés quittent l'entreprise au cours des 12 premiers mois.
- Avantage : la révision du processus d'intégration permettra d'améliorer la transparence, la communication et l'engagement des employés au cours des premiers mois de travail et, espérons-le, de les garder à long terme.
- Livrables : l'équipe RH a besoin d'une procédure documentée à laquelle se référer et qu'elle peut gérer. Elle a également besoin d'un tableau de bord en ligne permettant aux employés de travailler pendant leurs premières semaines de travail.
- Métriques de réussite : une augmentation de 15 % de la fidélisation des employés d'ici la fin du quatrième trimestre, et des réactions positives d'au moins 85 % des nouveaux employés.
Tous ces éléments peuvent être rassemblés dans une affiche de projet, que l'équipe de Sofia peut consulter lorsqu'elle a besoin d'avoir une vision plus globale et de comprendre le projet dans ses grandes lignes. Une fois que l'équipe a travaillé sur tous ces facteurs, elle doit se demander si le projet est réalisable et vaut la peine d'être poursuivi. Dans l'affirmative, l'équipe obtiendra l'approbation du projet (si nécessaire) et passera à la phase suivante. Et si ce n'est pas le cas ? Inutile de paniquer. L'équipe reviendra à la case départ et cherchera une autre façon de résoudre le problème auquel elle est confrontée, par exemple en utilisant un modèle d'affiche de projet.
Phase 2 : Planification du projet.
Maintenant que Sofia a défini le projet dans ses grandes lignes, il est temps pour elle d'entrer dans les détails. Au cours de cette phase, elle et son équipe élaboreront un plan pour mener à bien le projet. Même si vous êtes pressé de vous mettre réellement au travail, il est important de ne pas brûler les étapes lors de la phase de planification. Une planification efficace permet d'éviter bon nombre des principales causes d'échec d'un projet, notamment une vision et des objectifs inadéquats, une mauvaise communication et des estimations de temps inexactes. La planification va également vous demander du temps et de l'huile de coude. Vous devez donc vous assurer de lui consacrer suffisamment de temps au début de votre projet. Au cours de cette phase, Sofia et son équipe devront répondre aux questions suivantes :
- Quel est l'objectif de ce projet ?
- Que sont les indicateurs de performance clés (KPI) ?
- Quel en est le périmètre ?
- Quel est le budget ?
- Quels sont les risques ?
- Quels sont les membres de l'équipe impliqués ?
- Quelles sont les tâches concernées ?
- Quelles sont les étapes importantes ?
Il est préférable de commencer par définir un objectif pour le projet en utilisant le framework d'objectifs SMART. SMART signifie : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini. En suivant cet acronyme, Sofia et son équipe définissent l'objectif suivant pour leur projet d'intégration des employés : Créer un processus d'intégration des employés qui sensibilise et mobilise les nouvelles recrues et augmente de 15 % le taux de fidélisation des employés. Ce nouveau programme devrait être lancé d'ici le 25 janvier 2021.
Sofia et son équipe savent à présent sur quoi elles doivent se concentrer. Mais ce ne sont pas les souhaits et espoirs qui leur permettront d'atteindre cet objectif. L'équipe doit déterminer les tâches qui doivent être réellement accomplies. La création d'un organigramme technique de projet (OTP) peut aider. Cela permet de répartir l'ensemble du projet en tâches qui sont affichées dans un format graphique. Ainsi, toutes les personnes impliquées peuvent facilement voir les éléments d'action du projet. Sofia et son équipe identifient les tâches suivantes :
- Demander aux employés leur avis sur le processus d'intégration actuel
- Interroger les responsables pour savoir ce qu'ils veulent inclure dans le processus
- Créer un flux général de nouveau processus d'intégration/plan sur 90 jours
- Enregistrer des tutoriels vidéo à inclure dans le tableau de bord des employés pour plus de clarté
- Créer un tableau de bord numérique des employés
- Lancer un portail sur lequel les nouveaux employés peuvent demander de l'aide
- Rédiger des procédures et des checklists pour le processus d'intégration
- Importer des vidéos et de la documentation sur le tableau de bord
Une fois que l'équipe connaît les exigences du projet, il est beaucoup plus simple pour elle de déterminer le temps qu'elle doit y consacrer, les ressources dont elle a besoin et ce qu'elle doit faire en premier lieu. L'équipe est également en mesure d'identifier les principaux acteurs du projet (dans ce cas, l'équipe RH, l'équipe chargée du développement web, le graphiste et l'équipe chargée du contenu), ainsi que les éventuelles dépendances en termes de tâches et de ressources. Ces dépendances correspondent à des aspects du projet qui sont liés à d'autres.
Voici un exemple de dépendance des tâches : il n'est pas possible d'importer des documents dans le tableau de bord des employés tant que ce tableau de bord n'existe pas. Une tâche doit être terminée avant de passer à la suivante. Ou bien, il est possible que l'équipe chargée du développement web ne puisse pas participer à ce projet tant qu'elle n'aura pas terminé la refonte du site web de l'entreprise. Une ressource nécessaire n'est pas facilement disponible, car elle dépend d'autre chose. Désormais, l'équipe de Sofia peut garder ces dépendances à l'esprit, mettre les tâches du projet dans un ordre raisonnable et assigner des délais à chacune des étapes dans des listes de tâches à accomplir individuelles. Une fois que cela est terminé, le plan de projet est élaboré. Il doit être documenté et stocké dans un endroit auquel toute l'équipe a accès (Confluence est l'endroit idéal pour cela).
Phase 3 : Exécution du projet.
Cette phase est celle qui inclut le plus gros du travail. C'est à ce moment-là que l'équipe de Sofia se lance et réalise les tâches du projet qu'elle a identifiées. Elle rédige les procédures, enregistre des vidéos, mène des entretiens, et plus encore. Alors qu'elle continuera à mener à bien les tâches du projet, l'équipe travaillera également sur la phase suivante.
